Observatório de Gestão do Conhecimento

A International Enterprise (IE) é uma organização pública com a missão de promover o comércio internacional e o crescimento no exterior de empresas sediadas em Singapura. Sua visão de futuro é transformar Singapura em um centro próspero de negócios com empresas competitivas no cenário global. A organização conta com uma rede de unidades em mais de 35 localidades abrangendo muitos mercados emergentes. A agência promove o relacionamento de empresas no exterior com os melhores parceiros com sede em Singapura. Além disso, facilita o acesso a organizações sediadas no País por meio de “business matching”, missões industriais a mercados específicos e eventos de networking.

A IE cumpre um papel importante ao atualizar as empresas de Singapura sobre os mais recentes produtos e soluções para promover os negócios no exterior. A organização também promove Singapura como uma porta de entrada para empresas estrangeiras interessadas em expandir seus negócios na Ásia em parceria com companhias sediadas no País. A localização estratégica, a estabilidade política, a força de trabalho qualificada e o ambiente favorável para negócios tornam Singapura um País ideal para desempenhar este papel.

A IE foca sua atuação em ajudar as maiores empresas de Singapura a competir no mercado internacional e presta assistência a empresas menores na expansão dos seus negócios para se tornarem capazes de competir globalmente. A organização percebeu, em determinado momento, que o conhecimento sobre o mercado e os setores industriais não estava disponível aos colaboradores. Além disso, a experiência dos funcionários que trabalhavam em unidades da IE no exterior não estava sendo transferido para aqueles que eram removidos para lá. De semelhante modo, a experiência dos diretores regionais não estava sendo compartilhada. Finalmente, havia perda do conhecimento quando o funcionário se transferia para outro departamento ou deixava a organização.

Diante desses problemas, a agência decidiu implementar práticas de Gestão do Conhecimento. A primeira foi o Centro do Conhecimento. Trata-se de um repositório que permite acesso ao conhecimento sobre missões, viagens de estudo e artigos sobre estratégia. É um depósito de conhecimentos ricos e profundos acumulados durante anos. O portal armazena documentos com conhecimentos importantes sobe vários mercados e setores industriais. Além disso, tais documentos contêm conteúdos importantes sobre os ambientes de negócios internacionais. A segunda prática de GC implementada foi a narrativa. Por meio dessa iniciativa, implementada em 2010, a IE procurou captar e disseminar a experiência de funcionários que trabalharam no exterior para ajudar aqueles que serão removidos para outros países. Realizados quatro vezes por ano, as narrativas dos colaboradores abordam as condições de vida nos países, os desafios a serem superados pelos negócios, e a forma adequada para as empresas de Singapura sobreviverem nesses países.

A IE iniciou também a realização encontros ou chás intitulados “Série Passaporte” com o objetivo de disseminar, entre os funcionários, a experiência dos diretores regionais e do Centro e acelerar a obtenção de conhecimento em ambiente informal. A principal barreira para captar as narrativas é o pouco tempo disponível dos funcionários que retornaram do exterior. Auditoria de GC realizada pela IE em 2010 apontou a necessidade de priorizar iniciativas para reter o conhecimento tácito valioso que se perdia devido à rotatividade, transferência para outros órgãos públicos e aposentadoria. Como solução, a IE lançou o RACK, isto é, “Retention of All Critical Knowledge” (Retenção de todo conhecimento crítico) com os objetivos de: minimizar a perda de conhecimento quando o funcionário se transfere para outro departamento ou deixa a organização; disseminar o conhecimento captado com outros funcionários; e acelerar a curva de aprendizagem dos funcionários.

A metodologia do RACK consiste em: 1) identificar o participante; 2) definir os assuntos críticos que serão discutidos; 3) entrevistar os gestores públicos; 4) registrar o que foi compartilhado no encontro em artigos; e 5) compartilhar os artigos com os funcionários da organização. O conhecimento captado no RACK é armazenado no Centro de Conhecimento e disponibilizado para todos os funcionários da International Enterprise Singapore. A IE planeja construir no futuro um banco de melhores práticas como o objetivo de disseminá-las aos gestores em toda a organização. Uma das lições aprendidas com a implementação da GC na IE foi a importância do apoio da alta administração que apoiou as iniciativas; e reconheceu a importância da GC para acelerar a aprendizagem contínua; para preservar a memória organizacional; e para desenvolver a competência dos funcionários de ajudar as empresas a se internacionalizar.

Observou-se, por outro lado, as seguintes barreiras: 1) resistência ao compartilhamento do conhecimento; 2) lentidão no compartilhamento porque a cultura organizacional não estimulava essa iniciativa; e 3) dificuldade em recuperar e analisar dados porque o sistema não era adequado. A identificação do conhecimento essencial para cumprir a missão organizacional permitiu à IE captar o conhecimento relevante e permitir aos funcionários obter o conhecimento certo na hora certa para ajudar as empresas de Singapura no processo de internacionalização.

Fonte:
NAIR, P. International enterprise Singapore in Knowledge management in the public sector. Tóquio: Asian Productivity Organization – APO, 2012. Disponível em: http://www.apo-tokyo.org/publications/wp-content/uploads/sites/5/KnowledgeManagement-for-the-Public-Sector-2013.pdf. Acessado em 23 maio 2016.