O Ipea, no cumprimento da sua missão institucional, utiliza dados pessoais e dados pessoais sensíveis como insumo para determinados estudos e pesquisas e também em processos de gestão administrativa. Com a vigência da LGPD, foi preciso implantar uma nova conduta no tratamento desses dados para que o Ipea pudesse se adequar aos requisitos da lei. Essa abordagem se estrutura em ações relacionadas ao arcabouço normativo interno, às questões tecnológicas e às próprias pessoas, servidores e colaboradores, sob o contexto da estrutura e cultura organizacional desta casa. Abaixo estão elencadas iniciativas que estão sendo adotadas para que o processo de adequação à LGPD seja o mais efetivo possível.

• Conhecer a LGPD e o impacto no dia a dia como titular de dado e como servidor e colaborador de um órgão que trata dados pessoais;
• Entender as responsabilidades de seus atos dentro do setor e do Ipea;
• Conhecer as possíveis punições e danos reputacionais que o Ipea pode sofrer;
• Aderir e cumprir a política da mesa limpa, isto é, não deixar informações expostas sobre a mesa de trabalho ou na tela do computador quando estiver ausente de seu ambiente de trabalho;
• Cumprir o limite de acesso permitido para o desempenho de suas atividades;
• Cuidar com o conteúdo e a forma como o dado é compartilhado;
• Participar dos treinamentos de conscientização e aplicar no seu dia a dia;
• Acompanhar as informações publicadas na intranet sobre LGPD;
• Promover a cultura da privacidade em sua equipe e durante o seu trabalho;
• Aprimorar os mecanismos de controle de segurança e privacidade de dados; Adequar as normas e políticas internas relacionadas à proteção de dados.

INVENTÁRIO DE DADOS

O objetivo do inventário de dados consiste no registro das operações de tratamento dos dados pessoais realizados pela instituição (art. 37 da LGPD). Para cada diretoria, foram levantadas informações, com o apoio dos líderes de privacidade, que serviram de apoio para a elaboração do Relatório de Impacto à Proteção de Dados - RIPD, quais sejam:

• Quem são os agentes de tratamento; 
• Para qual finalidade se coleta o dado; 
• Quais os dados pessoais que são tratados; 
• Quais categorias de titulares de dados estão correlacionadas; 
• Se há compartilhamento do dado; 
• Para qual hipótese e base legal este dado possui respaldo; 
• Qual o tempo de retenção do dado; 
• Se há transferência internacional do dado.

O RIPD contém a descrição dos processos de tratamento de dados pessoais que podem gerar riscos às liberdades civis e aos direitos fundamentais dos titulares de dados, bem como medidas, salvaguardas e mecanismos de mitigação desses riscos, de forma a evitar possíveis sanções caso eles se concretizem. 

LÍDERES DE PRIVACIDADE – QUEM SÃO E QUAL A FUNÇÃO  

O Ipea adaptou ao seu contexto institucional, para desenvolver o PGP, o papel dos líderes de privacidade, que são servidores indicados pelas diretorias e assessorias da casa. Eles têm uma função fundamental para o cumprimento das ações que se fizerem necessárias implantar para a adequação dos controles de segurança e privacidade de dados aos requisitos da LGPD, notadamente no mapeamento de dados pessoais e pessoais sensíveis, utilizados para estudos e pesquisas e para suporte à gestão e governança institucional.  

Líderes de Privacidade - PGP/Ipea